Företag och organisationer använder minst 25 procent av arbetstiden till möten utan att veta vilken effekt de får. För ett företag med 1 000 anställda kostar den faktiska mötestiden cirka 160 miljoner kronor per år. Summan omfattar endast mötestid, varken förberedelser, efterarbete, restid eller ställtid. Det är tveksamt om någon annan investering i den storleksklassen görs utan ordentliga kalkyler eller uppföljning.
95 procent av alla chefer i Sverige säger att möten är en viktig del för företagets framgång. Samma chefer säger att av den totala mötestiden i deras organisation är 56 procent ineffektiv. 50 procent av alla möten saknar tydligt syfte och mål. 33 procent av de som sitter på mötena är kallade i onödan. 33 procent av alla möten tar energi av mötesdeltagarna.- Statistiken har stöd från amerikanska studier, som visar att hälften av alla möten är kontraproduktiva. De är alltså inte bara dåliga, i många fall vore det bättre om de inte alls hade ägt rum. Många organisationer är tyvärr rätt usla på mötesfronten, säger Micke Darmell, som driver företaget Gr8meetings, kallar sig för mötesevangelist och arbetar för att effektivisera möten tillsammans med Åsa Lindell, mötesledare på The Meet Market.
Möteskulturen har förblivit oförändrad sedan sextiotalet
Micke Darmell menar att nästan ingenting har hänt inom mötesområdet sedan 60-talet Mötesrummen ser likadana ut, agendan likaså. Vi har visserligen fått ny teknik i form av smarta telefonlösningar, webbmöten och videoutrustningar, men har inte lärt oss hur vi bäst använder tekniken och vad som krävs av mötesledare och mötesdeltagare. Förmodligen har vi till och med en sämre möteskultur idag, eftersom allt fler ”inte hinner” planera mötet ordentligt, än mindre följa upp det.
- Väldigt få chefer har gått utbildning inom meeting management, konsten att optimera effekten av organisationens möten. Det är oerhört ont om mötesledare, trots att mötesledaren fyller en viktig funktion på många möten, säger Åsa Lindell.
En stark möteskultur har en tydlig effekt på affärsnyttan
En strategisk syn på möteskulturen bidrar utan tvivel till ökad affärsnytta. Därför är detta en ledningsstrategisk fråga och inget annat. Organisationer som hanterar möteskulturen strategiskt och systematiskt frigör tid. Uppemot 30 procent av mötestiden kan frigöras med enkla medel på kort tid. Om alla möten har ett tydligt syfte, som präglar planering, genomförande och uppföljning, bidrar mötena i högre grad till att verksamheten uppnår sina mål. En sund möteskultur ger ökad delaktighet hos mötesdeltagarna, vilket ökar motivation och prestation. Återkommande utvärderingar som en del av möteskulturen bidrar dessutom till en lärande organisation. Effektivare möten kan också leda till minskad stress och ohälsa, vilket kan resultera i en sänkt sjukfrånvaro.
Möteskulturens strategiska plats i organisationen
Ser man strategiskt på verksamhetens möten berör de hela organisationen, och bör så göra. Denna stora potential till ökad affärsnytta bör få styrelsen att följa utvecklingen, ledningen att se det som ett naturligt sätt att driva kulturförändringar, kommunikationsavdelningen att inkludera möten som en central del i sin kommunikationsplan. HR-avdelningen bör säkerställa att ledare och medarbetare har rätt kompetens inom mötesområdet och följa möteskulturen i medarbetarundersökningar samt samverka med IT-avdelningen om vad man behöver kunna för att bäst ta till sig den nya mötestekniken, enligt Åsa Lindell och Micke Darmell.
- Vi tror att en förbättrad möteskultur är en av dagens viktigaste organisationsförändringar. Få vet dock vilken väg de skall gå, och ser vi tillbaka kan vi jämföra med miljöarbetet i början av 90-talet. Alla såg problemet, men få visste hur de skulle angripa det, hur de skulle organisera sig eller strukturera arbetet. Idag finns ingen organisation som inte planerar, genomför, följer upp, utvärderar och reviderar sitt hållbarhetsarbete, säger Micke Darmell.
Framgångsrika företag kliver på möteståget
Åsa Lindell och Micke Darmell är övertygade om att motsvarande utveckling kommer att ske inom Meeting Management, och att det inom några år finns både kunskap, ägarskap och ständiga förbättringar i våra företag och organisationer.
- De företag och organisationer som tar tag i sin möteskultur är de som redan ligger i framkant även på andra områden. Organisationer med ett framsynt ledarskap som ständigt vill bli bättre tar även denna fråga på allvar och blir ännu mer framgångsrika, säger Åsa Lindell.
Fyra anledningar till varför möteskulturen inte utvecklats, fokuserats eller hanterats som en strategisk fråga:
1. Det finns ingen kultur för ständiga förbättringar.
2. Ingen äger frågan i ledningen.
3. Kunskapsbrist, få utbildningar och få utbildade chefer.
4. Ingen leder utvecklingen inom mötesbranschen.
